Politique mondiale de confidentialité du recrutement

Global Data and BI Inc. et ses sociétés affiliées (« Global Data and BI », « GDBI », « nous » ou « notre ») s’engagent à protéger la vie privée des personnes qui posent leur candidature à un emploi auprès de nous. La présente Politique mondiale de confidentialité du recrutement (la « Politique ») décrit la façon dont nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons les renseignements personnels des candidat·e·s et des autres personnes qui :

• Posent leur candidature à un poste ouvert chez nous
• Manifestent leur intérêt pour des occasions d’emploi chez nous
• Sont contactées par nous au sujet d’un emploi potentiel
• Participent à des événements de recrutement ou à des entrevues
• Passent des évaluations avec nous

La présente Politique s’applique à l’ensemble des candidat·e·s à l’échelle mondiale et complète tout autre avis ou politique de confidentialité qui pourrait s’appliquer à vous. Nous désignons collectivement les personnes visées par la présente Politique par les termes « Candidat·e·s » ou « vous ».

1. Responsable du traitement et coordonnées

Global Data and BI Inc. est le responsable du traitement chargé des renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement.

Global Data and BI Inc.
Adresse : 371 Front Street W, Unit D1, Toronto, ON, M5V 3R8
Coordonnées pour toute question de confidentialité : data-protection@globaldataandbi.com
Coordonnées pour le recrutement : recruiting@globaldataandbi.com

En vertu de la Loi 25 du Québec, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est désignée par son titre, et non par son nom, comme l’exige la loi. En l’absence de délégation écrite, cette fonction est exercée par la personne occupant le poste le plus élevé au sein de GDBI.

Pour toute question sur la présente Politique ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à data-protection@globaldataandbi.com.

2. Catégories de renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons les catégories suivantes de renseignements personnels dans le cadre de nos activités de recrutement :

A. Renseignements d’identification et coordonnées. Nom complet; adresse courriel; numéro de téléphone; adresse postale; profils de réseautage professionnel et autres profils de médias sociaux professionnels que vous fournissez; méthodes de communication privilégiées.

B. Renseignements professionnels et relatifs à l’emploi. Curriculum vitæ; lettre de présentation; parcours et expérience professionnels; parcours scolaire (diplômes, certifications, établissements); certifications et permis professionnels; compétences et qualifications; langues parlées; attentes salariales et historique de rémunération (lorsque la loi le permet); statut d’autorisation de travail et exigences en matière de visa; disponibilité et date d’entrée en fonction; références et renseignements de vérification des références; documents de vérification de l’admissibilité à l’emploi.

C. Renseignements sur le processus de recrutement. Date et source de la candidature; poste(s) visé(s); notes d’entrevue et évaluations; correspondance avec vous; rétroaction des intervieweur·euse·s et des responsable·s d’embauche; résultats des évaluations techniques; résultats des vérifications d’antécédents (le cas échéant et avec consentement); résultats des décisions (embauché·e, non retenu·e, candidature retirée).

D. Renseignements démographiques et d’équité en matière d’emploi. Nous pouvons demander des renseignements démographiques volontaires aux fins de conformité en matière d’équité en emploi, d’initiatives de diversité et d’inclusion, et d’analyse statistique. Cela peut inclure l’identité de genre, la race ou l’origine ethnique, le statut d’ancien combattant·e et le statut de personne en situation de handicap. Ces renseignements sont recueillis séparément de votre candidature et ne sont pas utilisés dans les décisions d’embauche.

E. Renseignements techniques et d’utilisation. Lorsque vous visitez nos pages carrières ou utilisez nos systèmes de recrutement : adresse IP; renseignements sur l’appareil; type de navigateur; pages visitées; temps passé sur les pages; site Web de provenance.

3. Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Directement auprès de vous : formulaires de candidature en ligne; correspondance par courriel; appels téléphoniques et entrevues vidéo; entrevues en personne et séances d’évaluation; événements de carrière et séances de réseautage; recommandations que vous fournissez.

Auprès de tiers : agences de recrutement et cabinets de recherche de cadres; références professionnelles que vous fournissez; profils professionnels et médias sociaux accessibles au public (lorsque nos recruteur·euse·s identifient et contactent de manière proactive des candidat·e·s potentiel·le·s); fournisseurs de vérification d’antécédents (avec votre consentement); ancien·ne·s employeur·euse·s (avec votre consentement); établissements d’enseignement (à des fins de vérification).

Automatiquement : au moyen des signaux techniques décrits à la section 2E, recueillis sur nos pages carrières et nos formulaires de candidature.

4. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

A. Recrutement et embauche : pour évaluer vos qualifications pour des postes; pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature; pour planifier et mener des entrevues; pour prendre des décisions d’embauche; pour effectuer des vérifications d’antécédents et vérifier les références (avec consentement); pour vérifier l’autorisation de travail; pour offrir un emploi.

B. Aspects juridiques et conformité : pour nous conformer aux lois et règlements applicables en matière d’emploi; pour nous conformer aux exigences d’équité en emploi; pour tenir des registres à des fins juridiques et de vérification; pour nous défendre contre des réclamations juridiques.

C. Activités commerciales : pour analyser et améliorer nos processus de recrutement; pour évaluer la diversité et l’inclusion au sein de notre bassin de candidat·e·s; pour tenir à jour des bases de données de candidat·e·s en vue d’occasions futures; pour répondre à vos demandes; pour administrer des événements de recrutement.

D. Occasions futures : pour vous considérer pour d’autres postes appropriés; pour maintenir des bassins de talents en vue de postes futurs; pour vous informer d’occasions pertinentes (avec votre consentement).

5. Fondement juridique du traitement (RGPD)

Si vous êtes situé·e dans l’Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, nous traitons vos renseignements personnels sur les fondements juridiques suivants :

• Intérêt légitime : nous avons un intérêt commercial légitime à recruter des candidat·e·s qualifié·e·s pour pourvoir des postes, y compris l’évaluation des candidatures, la conduite d’entrevues et la tenue de bases de données de candidat·e·s.
• Exécution d’un contrat : le traitement est nécessaire pour donner suite, à votre demande, à des démarches précédant la conclusion d’un contrat de travail.
• Obligation légale : nous devons traiter certains renseignements pour nous conformer aux lois du travail, aux exigences fiscales et à la réglementation en matière d’équité en emploi.
• Consentement : pour les données personnelles sensibles (comme les renseignements démographiques), les vérifications d’antécédents et certaines communications, nous obtenons votre consentement explicite.

6. Avec qui nous communiquons vos renseignements personnels

A. Destinataires internes : responsables d’embauche et membres du comité d’entrevue; équipe des ressources humaines; équipes juridique et de conformité; équipes de TI et de sécurité (pour l’accès aux systèmes et la sécurité).

B. Fournisseurs de services. Nous faisons appel aux catégories suivantes de fournisseurs de services tiers pour exploiter notre processus de recrutement. Nous tenons cette liste à jour et la mettons à jour chaque fois que les catégories utilisées changent :

• Un système sécurisé de stockage des données, pour conserver et gérer les dossiers de candidature au moyen d’un compte à accès restreint et contrôlé
• Notre fournisseur d’hébergement du site Web, qui héberge nos pages carrières et nos formulaires de candidature et consigne les journaux serveur habituels (y compris l’adresse IP) à des fins de sécurité et de fiabilité
• Un système d’envoi de courriels, exploité sur une infrastructure que nous contrôlons, qui envoie les courriels de vérification, de confirmation et de statut de candidature
• Un service automatisé de détection de robots, qui filtre les soumissions de candidature pour détecter le trafic automatisé ou généré par des robots et traite des signaux techniques limités (comme l’adresse IP et les caractéristiques du navigateur) à cette fin
• Des services de vérification d’antécédents et de références, lorsque cette vérification fait partie du processus propre à un poste donné
• Des plateformes d’entrevue vidéo, lorsque les entrevues se déroulent à distance
• Google Analytics, mis en œuvre par l’entremise de Google Tag Manager, qui mesure l’utilisation globale de nos pages carrières uniquement lorsque vous avez donné votre consentement aux cookies

Tous les fournisseurs de services sont contractuellement tenus de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement selon nos instructions.

C. Conseiller·ère·s professionnel·le·s : conseiller·ère·s juridiques; comptables et vérificateur·rice·s; consultant·e·s en affaires.

D. Autorités gouvernementales : lorsque la loi ou une procédure légale l’exige; pour nous conformer aux enquêtes gouvernementales; pour respecter les exigences de déclaration réglementaire.

E. Transferts d’entreprise. En cas de fusion, d’acquisition ou de vente d’actifs, vos renseignements personnels peuvent être transférés à l’entité acquéreuse.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.

7. Transferts internationaux de données

Global Data and BI exerce ses activités à l’échelle mondiale et peut transférer vos renseignements personnels vers des pays autres que votre pays de résidence, y compris le Canada, les États-Unis et les pays où nous avons des activités ou des fournisseurs de services. Lorsque nous transférons des renseignements personnels depuis l’EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse vers d’autres pays, nous mettons en œuvre des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, des ententes de traitement des données avec les fournisseurs de services, et le respect de cadres de confidentialité reconnus.

8. Conservation des données

Si vous êtes embauché·e, vos renseignements de recrutement font partie de votre dossier d’employé·e et sont régis par notre Politique de confidentialité des employé·e·s.

Si vous n’êtes pas embauché·e, nous conservons vos renseignements pendant les périodes suivantes :

• Candidat·e·s actif·ve·s : jusqu’à 3 ans à compter de votre dernière candidature ou interaction
• Candidat·e·s passif·ve·s (repéré·e·s mais n’ayant pas postulé) : jusqu’à 1 an
• Notes d’entrevue et évaluations : jusqu’à 2 ans
• Candidat·e·s ayant demandé la suppression : renseignements supprimés dans les 30 jours suivant la demande

Nous conservons ces renseignements afin de vous considérer pour d’autres postes appropriés à l’avenir, de nous conformer aux exigences légales et réglementaires, de nous défendre contre d’éventuelles réclamations juridiques, et d’améliorer nos processus de recrutement. Vous pouvez refuser d’être considéré·e pour des postes futurs ou demander la suppression de vos renseignements en tout temps en contactant recruiting@globaldataandbi.com.

9. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pourriez disposer des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

A. Droits en vertu du RGPD (EEE, Royaume-Uni, Suisse) : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (« droit à l’oubli »), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit d’opposition, droit de retirer son consentement, droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de son pays (en France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés, CNIL).

B. Droits en vertu du CCPA (résident·e·s de la Californie) : droit de savoir, droit de suppression, droit de correction, droit à la portabilité des données (recevoir une copie de vos renseignements personnels dans un format portable et facilement utilisable), droit de refuser la vente ou le partage (nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels), droit à la non-discrimination pour l’exercice de vos droits, et droit de limiter l’utilisation des renseignements personnels sensibles : lorsque nous traitons des renseignements personnels sensibles vous concernant (comme le statut de citoyenneté ou d’immigration, ou les renseignements démographiques volontaires décrits à la section 2D), vous pouvez demander que nous limitions l’utilisation de ces renseignements aux fins nécessaires pour vous fournir les services que vous avez demandés.

C. Droits en vertu du droit canadien (LPRPDE et Loi 25 du Québec). Si vous êtes situé·e au Canada, la LPRPDE et, si vous êtes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi 25 »), vous confèrent notamment les droits suivants :

• Le droit d’accéder à vos renseignements personnels et d’en demander la correction
• Le droit à la portabilité des données, sur demande, dans un format technique structuré et couramment utilisé
• Le droit d’être informé·e de toute décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et de présenter des observations à cet égard (voir la section 12 ci-dessous; notre processus comporte toujours une révision humaine, de sorte que ce droit ne s’applique que si cela venait à changer)
• Le droit de retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles
• Le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, pour les résident·e·s du Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)

D. Droits en vertu d’autres lois sur la protection des renseignements personnels. Si vous êtes assujetti·e à d’autres lois sur la protection des renseignements personnels, vous pourriez disposer de droits similaires. Contactez-nous pour en savoir plus.

10. Comment exercer vos droits

Courriel : data-protection@globaldataandbi.com, objet « Demande relative aux droits en matière de vie privée, [votre nom] », en indiquant votre nom complet, l’adresse courriel utilisée pour votre candidature, le ou les postes visés, le droit précis que vous souhaitez exercer, et tout renseignement à l’appui.

Délai de réponse : nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande (ou selon les délais exigés par la loi applicable). Nous pourrions demander des renseignements supplémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction, y compris le chiffrement des données en transit et au repos, des contrôles d’accès et d’authentification, des évaluations et vérifications de sécurité régulières, la formation du personnel en matière de protection des données, et des procédures d’intervention en cas d’incident. Toutefois, aucun système n’est entièrement sécurisé. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue des renseignements transmis par Internet.

12. Présélection assistée par IA et décision automatisée

Dans le cadre de l’évaluation des candidatures, nous utilisons des outils de notation assistés par IA qui comparent les documents de candidature soumis (comme votre curriculum vitæ) aux exigences du poste visé, et qui génèrent des indicateurs préliminaires tels qu’un score d’adéquation et un résumé écrit. Nous utilisons cette technologie de manière responsable, comme un élément parmi d’autres dans notre processus de recrutement, en complément de notre propre examen et jugement.

Ces outils éclairent le jugement humain, mais ne le remplacent jamais. Chaque décision d’embauche, y compris une décision de rejeter une candidature, est prise par une personne qui examine l’ensemble de votre candidature, et non seulement les indicateurs automatisés. Nous n’utilisons pas de décision entièrement automatisée qui produirait des effets juridiques ou vous affecterait de façon significative de manière similaire sans intervention humaine.

Si vous souhaitez obtenir plus de renseignements sur la façon dont la notation assistée par IA a été utilisée dans le cadre de votre candidature, ou si vous souhaitez qu’une personne réviseure reconsidère votre candidature sans tenir compte des indicateurs automatisés, contactez-nous à data-protection@globaldataandbi.com.

13. Confidentialité des mineur·e·s

Nos activités de recrutement ne s’adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants. Si vous croyez que nous avons recueilli des renseignements auprès d’un·e enfant, veuillez nous contacter immédiatement.

14. Liens vers des sites tiers

Nos pages carrières peuvent contenir des liens vers des sites Web tiers (par exemple, des sites de réseautage professionnel et des babillards d’emploi). Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces tiers. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir des renseignements personnels.

15. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre pour refléter des changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Nous publierons la Politique mise à jour avec une date de « dernière mise à jour » révisée sur notre site Web. Pour les changements importants, nous en donnerons avis par courriel aux candidat·e·s actif·ve·s, par un avis bien visible sur nos pages carrières, ou par tout autre moyen approprié.

16. Coordonnées

Pour toute question au sujet de la présente Politique : data-protection@globaldataandbi.com
Pour toute demande relative au recrutement : recruiting@globaldataandbi.com
Adresse postale : Global Data and BI Inc., 371 Front Street W, Unit D1, Toronto, ON, M5V 3R8

17. Autorité de surveillance

Si vous êtes situé·e dans l’EEE, au Royaume-Uni ou en Suisse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale en matière de protection des données : pour l’EEE, l’autorité de protection des données de votre pays (en France, la CNIL); pour le Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office (ICO); pour la Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Consentement et reconnaissance

En soumettant votre candidature ou en fournissant vos renseignements personnels à Global Data and BI à des fins de recrutement, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté la présente Politique mondiale de confidentialité du recrutement. Si vous n’êtes pas d’accord avec la présente Politique, veuillez ne pas soumettre de candidature ni nous fournir de renseignements personnels.

Merci de l’intérêt que vous portez à Global Data and BI Inc. Nous avons hâte d’examiner votre candidature.